Tips Mengelola Kantor dan Diri Sendiri Agar Produktif

Apakah Anda menghabiskan lebih banyak waktu mencari dokumen, mengecek persediaan, email atau charger ponsel daripada bekerja? Jika demikian, Anda kehilangan produktivitas dalam ruang sewa kantor. Untuk kembali menjadi seorang produktif dalam pekerjaan sewa kantor maupun luar pekerjaan sewa kantor adalah sedikit perencanaan, komitmen dan konsistensi.

Berikut ini 7 tips yang dapat membantu mengubah pekerjaan sewa kantor Anda dari stres agar lebih tenang dan membantu meningkatkan produktivitas:

• Kendalikan Ruang Sewa Kantor

Situasi sewa kantor kacau akan mempersulit setiap pekerjaan yang dihadapi. Bagaimana memulainya? Di mana memulainya? Langkah pertama untuk melakukannya adalah menyingkirkan hal tidak diperlukan di ruang sewa kantor. Rapikan tumpukan kertas yang ada di sekeliling Anda, bersihkan laci meja dan lemari arsip, buang dan mendaur ulang peralatan habis pakai secara rutin.

• Mengatur Ulang Sewa Kantor

Berikutnya, mengevaluasi tata letak furnitur di sewa kantor. Setelah merapihkan tata letak furniture, akan dipastikan menemukan barang-barang yang tidak diperlukan dalam ruang sewa kantor, pisahkan antara peralatan yang tidak diperlukan dan tidak di bisa dimanfaatkan dengan peralatan yang tidak diperlukan namun bisa di pakai sesekali. Letakkan peralatan tersebut secara rapi dan terurut. Dengan begitu, dalam menemukan peralatan yang dicari menjadi mudah dan cepat.

• Atur Meja Kerja

Letakkan hanya hal-hal yang diperlukan di atas meja ruang sewa kantor dan pastikan hal yang diperlukan mudah dijangkau dan singkirkan hal-hal yang menghalangi pandangan. Dengan menjaga kerapihan meja maka konsentrasi akan terjaga. Menjaga konsentrasi adalah hal yang sangat penting dalam mengerjakan segala hal.

• Sistem Filing dalam Ruang Sewa Kantor

Tidak hanya pada dokumen untuk melakukan sistem filing, tapi juga pada hal-hal yang dianggap penting di sewa kantor. Seperti yang kita ketahui, system filing memiliki banyak cara untuk melakukannya. Namun, bisa memilih dari yang menurut Anda mudah untuk menggunakannya. Dengan menggunakan sistem filing ini peralatan di sewa kantor akan lebih terpelihara dan tertata secara rapi sehingga mudah untuk ditemukan.

• Manajemen Waktu

Manajemen waktu  sangat penting untuk seorang pekerja, karena tidak hanya masalah pekerjaan di sewa kantor yang menyibukkannya, tapi juga masalah di luar sewa kantor. Setiap pekerja memiliki dunianya masing-masing di luar sewa kantor sehingga mengharuskan untuk menuliskan atau sekedar mengingatkan atas hal yang harus dikerjakannya dan waktu pekerjaan tersebut harus selesai. Anda bisa menggunakan buku catatan untuk sekedar mencatat hal tersebut atau juga bisa menggunakan teknologi smartphone yang semakin hari semakin mudah pengoprasiannya. Hal ini tentu akan membantu meringankan penjadwalan pekerjaan Anda.

• Penjadwalan

Cek jadwal pekerjaan pada to-do list setiap harinya sebelum menangani pekerjaan di sewa kantor. Anda dapat memprediksi hal yang akan dilakukan dalam seminggu ke depan atau sebulan ke depan di dalam ruang sewa kantor atau di luar ruang sewa kantor dan menyusunnya ke dalam To-Do-List Anda dengan memasukkan pula waktu untuk memulai dan menyelesaikannya, menjadikannya sebagai pengingat melalui email atau sekedar alarm pada smartphone. Jika Anda sudah menyelesaikannya, tuliskan poin-poin penting tersebut pada catatan dengan menyertakan pula nama pekerjaan, pihak terlibat dan masalah yang di hadapi jika ada.

• Mengatur Peralatan Elektronik

Mengorganisir peralatan elektronik sama pentingnya dengan mengorganisir dokumen sewa kantor. Terutama untuk peralatan yang selalu digunakan secara rutin, seperti AC, mesin foto copy, printer, dan faximile. Peralatan tersebut di atas adalah peralatan yang selalu digunakan setiap harinya di ruang sewa kantor. Pengecekan secara rutin sangatlah penting adanya karena peralatan tersebut harus selalu menyala setiap jam kerja sehingga membutuhkan perawatan extra.